Datahjelpen gir tips for organisering av datafiler!

– Trykk på overskriften, bildet eller «les mer» for å se hele innlegget! –

Rydd og tøm papirkurven

  1. Sjansen er stor for at du har mange data på datamaskinen din som du ikke trenger.
  2. Finn alt du ikke vil ha, og slett det.
    Det frigjør lagringsplass, og det er ikke noe poeng i å organisere ting du ikke trenger.
  3. Bli for eksempel kvitt filer som du aldri får tilgang til eller har tenkt å gjøre noe med i en fremtidig fremtid.
  4. Avinstaller programmer du ikke bruker, siden mange er opprettet som uønskede filer i dokumentene dine.
  5. Rydd opp skrivebordet slik at det ikke er full av ikoner og at det ikke er lagringsplass for filer.

Gruppere filer i mapper

  1. Mapper er ryggraden i en god organisasjonsstruktur.
    De lar deg gruppere filer til logiske samlinger.
  2. Som standard har Windows biblioteker som heter dokumenter og bilder som du kan bruke som standard lagringspunkt.
    I Filutforsker høyreklikker du og velger Ny> Mappe for å begynne å lage.
  3. Det kan hjelpe å planlegge mappestrukturen på litt papir før du oppretter dem på PC-en.
  4. Vil du for eksempel dele bildemappen din etter hendelse, personer, sted eller noe ellers? Vil du at dokumentene skal skilles fra liv og arbeid?
  5. Du kan også opprette mapper i mapper.
  6. Når det er sagt, prøv å ikke gjøre hierarkiet for dypt, ellers vil du ende opp med å konstant klikke deg gjennom mapper når du prøver å finne noe.
    Lag en konsekvent navngivningskonvensjon.
  7. Det er best å ha en konsekvent navnekonvensjon for både mapper og filer.
  8. Det skal være klart hva som er inne i mappen uten å måtte åpne den, men det bør også være relativt konsis.
  9. Ikke glem at File Explorer kan vise deg mange flotte metadata.
    Gå til Vis> på båndet Legg til kolonner. Her kan du legge til kolonner som Dato endret, Type og Forfattere. Dette betyr at du trenger ikke nødvendigvis å inkludere denne informasjonen i filnavn.
  10. Når du bruker sekvensielle tall i begynnelsen av navn, gå for nuller (f.eks. 001, 002) for å hjelpe i sortering.
  11. Sørg for at stavemåten og grammatikken din er nøyaktig slik at de vises korrekt i alle søk.
  12. Ikke bruk forkortelser. De kan være fornuftige den ene gangen, men du vil sannsynligvis glemme hva de står for.

Få tilgang til mapper og filer raskt

  1. Det er flott å organisere filene dine i strukturerte mapper, men du trenger ikke å navigere gjennom denne strukturen hver gang du vil finne noe.
  2. Windows har et kraftig søkeverktøy.
    Bare åpne Start -menyen, begynn å skrive, og den vil skanne alt på datamaskinen din.

Her er noen snarveier for Windows 10 og tips som er greie å vite noe om.

  1. Du kan feste ofte tilgjengelige mapper til Start-menyen.
    Høyreklikk og velg «Fest til start» for å gjøre dette.
  2. Dra også en mappe til oppgavelinjen for å feste den der.
    Høyreklikk deretter på File Explorer -ikonet og den vises i delen «Festet».
  3. Du kan justere File Explorer for å få en bedre oversikt over dataene dine.
    Bytt til kategorien «Vis i Bånd».
    Her kan du velge forskjellige alternativer som f.eks. «Sorter etter metoder», aktivere «Detaljeruten», endre «Oppsett», og mye mer.
  4. Du kan også endre dem per mappe. For eksempel er et «Layout» med store ikoner bra for en mappe med bilder, mens en «Liste» fungerer bedre for dokumenter.
  5. Hvis du ofte samarbeider om filer med andre eller flytter mellom enheter som en bærbar og stasjonær datamaskin, kan det være en skikkelig utfordring å fortsette å sende filer frem og tilbake. En fin måte å overvinne dette på er å bruke en gratis skylagringsleverandør.
  6. Disse tjenestene gir deg flere gigabyte med plass til å lagre dataene dine og synkronisere dem på tvers av alt enhetene dine (f.eks. OneDrive fra Microsoft).
  7. Trygge tjenester, som OneDrive eller Google Drive, vil innpasses direkte i «File Explorer» slik at du kan administrere alle filene dine fra samme sted.
    Fjern duplikater og bruk snarveier
  8. Å ha flere kopier av den samme filen er et farlig spill. Ikke bare er det sløsing med lagring plass, men eventuelle endringer synkroniseres ikke mellom dem. Dette kan føre til at du har forskjellige versjoner for eksempel det samme dokumentet.
  9. Duplikater kan skje ved et uhell og kan være en smerte å jakte på manuelt.
    Det er derfor det er det best å bruke et program som f.eks. dupeGuru, som vil skanne datamaskinen din etter dupliserte filer — i fil navn og innhold, inkludert et “uklart” søk etter lignende filer — og lar deg fjerne dem.
  10. Kopier av filer oppstår ofte når de lagres på forskjellige steder.
    Ikke gjør dette. Bruk heller snarveier. Høyreklikk i mappen, velg Ny> Snarvei og følg veiviseren. Bruk apper som tar notater.
  11. Hvis du er den typen person som ofte trenger å skrive ned notater eller tanker, ikke spar på tekstfiler på datamaskinen din.
  12. Vurder å bruke en app for notater som OneNote, Evernote eller en lett notatoppføring alternativ.
  13. De fleste av disse appene lar deg lagre lokalt og online. De er først og fremst designet for utklipp og har egne organisasjonsverktøy. Det er langt bedre å bruke disse og beholde alt på ett sted. Arkiver gamle filer om nødvendig
  14. Noen liker å lage en “Arkiv” -mappe på datamaskinen og dumpe gamle filer inn i den, men det er akkurat som å feie alt under teppet.
  15. Et skikkelig arkiv er designet for å lagre filer som du ikke lenger trenger vanlig tilgang til, men fortsatt trenger å beholde. Den holdes vanligvis atskilt fra hovedstasjonen, og du kan også bruke tregere og billigere lagringsløsninger.
  16. For å finne ut historikken til en fil, høyreklikker du på den og velger «Egenskaper». Her kan du se når filen ble opprettet, endret og åpnet.
  17. Det er enkelt å raskt gruppere filer basert på den endrede datoen. I File Explorer klikker du på søkefeltet øverst til høyre, og bruk deretter rullegardinmenyen Dato endret på båndet. Du kan knytte dette parametere sammen med andre søkestrenger.
  18. Generelt trenger du bare å arkivere hvis du har lite lagringsplass på hovedstasjonen (vanligvis stasjon C:).
    Ellers er det ingen skade i å beholde de gamle dataene forutsatt at de er organisert ordentlig. Hold deg til organisasjonsplanen din.
  19. Ikke kast bort alt organisasjonsarbeid. Hold deg til planen din. Det kan være veldig fristende å lagre en fil raskt ved å navngi det tilfeldig og kaste det på skrivebordet ditt.
    Det er mange bedre måter å lagre filene dine på enn skrivebordet.
  20. Hvis du fortsetter med tilfeldig lagring, vil du ende opp med en svært rotete fillagringer som den du kanskje begynte med.
    Dette kan medføre at du svært ofte må lete svært lenge før du finner den filen du ønsker å finne. Når du oppretter eller lagre en ny fil, ta et øyeblikk til å gi den et godt navn, og legg den i riktig mappe.
  21. Vær systematiske og tenk på at du skal finne igjen filen på et senere tidspunkt.

Din fremtidig jeg vil takke deg!

 

Del gjerne innlegget på sosiale medier!

Se alle nyheter